Bozza. Questo testo è una bozza in attesa di revisione legale e può cambiare. Le parti evidenziate sono ancora da completare.
Informativa privacy
Questa informativa spiega come Segretario Digitale tratta i dati personali, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Riguarda:
- gli utenti del servizio, cioè gli agenti di commercio che usano l'assistente su WhatsApp;
- le persone contattate per conto degli utenti, cioè il personale di studi medici e farmacie che riceve una telefonata dall'assistente o che compare nello schedario clienti dell'utente;
- chi visita il sito segretariodigitale.com o ci scrive.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Marco Mura, ditta individuale, P.IVA 13774390960, con sede in via Madonna 61, 27028 San Martino Siccomario (PV) («noi»). Per qualsiasi domanda sulla privacy scrivi a mura.marco01@pec.it (PEC).
Per i dati dei clienti dell'utente (medici, farmacie e loro personale) che l'utente carica nel servizio, il titolare è l'utente stesso e noi agiamo come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo l'accordo sul trattamento dei dati che fa parte dei Termini di servizio.
2. Quali dati trattiamo
Dati degli utenti
- Dati di contatto e di account: nome, numero di telefono WhatsApp, email, azienda mandante, zone di lavoro, preferenze (per esempio l'orario del giro serale).
- Messaggi WhatsApp scambiati con l'assistente: testi, risposte ai bottoni e messaggi vocali, con la relativa trascrizione.
- Agenda: gli eventi del Google Calendar collegato, come descritto nella sezione 5.
- Approvazioni: il sì esplicito a ciascuna telefonata e la fascia oraria approvata, con data e ora.
- Dati tecnici: registri di funzionamento ed errori del servizio.
Dati delle persone contattate
- Dallo schedario clienti dell'utente: nome, qualifica, nome dello studio o della farmacia, indirizzo, numeri di telefono, giorni e orari di ricevimento, storico delle visite.
- Dalle telefonate: numero chiamato, data, durata, esito, trascrizione automatica della conversazione e, solo se attivata, registrazione audio [DA DEFINIRE: registrazione audio sì/no].
Non chiediamo e non trattiamo dati sanitari o dati relativi a pazienti. Lo schedario contiene solo dati professionali dei medici e delle farmacie.
Visitatori del sito
Il sito non usa cookie, moduli o strumenti di analisi o tracciamento. Il fornitore di hosting (Cloudflare) tratta i dati tecnici necessari a consegnare le pagine e a proteggerle da abusi, come indirizzo IP e intestazioni della richiesta. Se ci scrivi via email, trattiamo il tuo indirizzo e il contenuto del messaggio solo per risponderti.
3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire il servizio all'utente: giro serale, ripianificazione, telefonate approvate, aggiornamento del calendario. | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). |
| Telefonare a studi e farmacie per conto dell'utente. | Per conto dell'utente, che è titolare: legittimo interesse dell'utente a organizzare le proprie visite professionali (art. 6.1.f GDPR). |
| Conservare la prova delle approvazioni alle telefonate. | Legittimo interesse a dimostrare che ogni chiamata è stata autorizzata (art. 6.1.f GDPR). |
| Sicurezza, prevenzione degli abusi, risoluzione dei problemi. | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR). |
| Rispondere a chi ci scrive o chiede una demo. | Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR). |
| Adempimenti fiscali e contabili. | Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR). |
Non usiamo i dati per pubblicità, non li vendiamo e non creiamo profili a fini di marketing.
4. WhatsApp (Meta WhatsApp Cloud API)
L'assistente comunica con l'utente tramite la WhatsApp Business Platform (Cloud API) di Meta. Meta Platforms Ireland Limited tratta i messaggi in transito e i metadati come fornitore del servizio di messaggistica, secondo i termini WhatsApp Business e l'accordo sul trattamento dei dati di Meta.
- Accettiamo solo i messaggi con firma valida di Meta e provenienti dal numero di un utente registrato; gli altri vengono ignorati e non conservati.
- Mandiamo all'utente solo messaggi legati al servizio (giro serale, esiti, richieste di conferma), anche come modelli «utility» approvati da Meta.
- Per smettere di ricevere messaggi basta scrivere «STOP» o chiederci di chiudere l'account.
5. Google Calendar
Se l'utente collega il proprio account Google, Segretario Digitale chiede un solo permesso: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events («Visualizzare e modificare eventi su tutti i tuoi calendari»).
Come usiamo i dati di Google
- Lettura: leggiamo titolo, data, ora, luogo e descrizione degli eventi per costruire il giro del giorno dopo e trovare gli spazi liberi.
- Scrittura: creiamo, spostiamo o cancelliamo gli eventi delle visite e degli appuntamenti confermati, solo su richiesta o con l'approvazione dell'utente.
- Non accediamo a contatti, email, file o altri dati dell'account Google.
Uso limitato (Limited Use)
L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetta le Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso limitato (Limited Use).
Segretario Digitale's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
In particolare:
- usiamo i dati di Google Calendar solo per fornire e migliorare le funzioni del servizio visibili all'utente e descritte qui sopra;
- non trasferiamo questi dati a terzi, salvo quando serve a fornire quelle funzioni (per esempio al modello AI che prepara il giro, ai sensi della sezione 7), per rispettare la legge o nell'ambito di una fusione o acquisizione con le stesse tutele;
- non li usiamo per pubblicità, né personalizzata né di altro tipo, e non li vendiamo;
- non li usiamo per valutare l'affidabilità creditizia né per finalità di prestito;
- non li usiamo per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico;
- nessuna persona li legge, salvo con il consenso esplicito dell'utente per uno specifico evento (per esempio per assistenza), quando è necessario per motivi di sicurezza o per rispettare la legge, oppure in forma aggregata e anonima per il funzionamento interno.
I token di accesso a Google sono conservati cifrati. L'utente può revocare l'accesso in qualsiasi momento dalla pagina myaccount.google.com/connections o chiedendolo a noi: alla revoca cancelliamo i token e le copie degli eventi che abbiamo conservato.
6. Telefonate agli studi tramite assistente AI
- Le telefonate partono da un numero fisso italiano tramite il fornitore di telefonia Telnyx, solo dopo l'approvazione esplicita dell'utente per quella specifica chiamata e fascia oraria.
- All'inizio di ogni chiamata l'assistente dichiara di essere un assistente basato su intelligenza artificiale che chiama per conto dell'agente, indicandone il nome, come richiesto anche dall'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale.
- Lo scopo della chiamata è solo fissare, spostare o confermare un appuntamento di visita. L'assistente non svolge attività promozionali o di vendita al telefono.
- La conversazione viene trascritta automaticamente per riportare l'esito all'utente. [DA DEFINIRE: se e per quanto si conserva la registrazione audio]
- Chi riceve la chiamata può chiedere di non essere più contattato dall'assistente: il numero viene escluso dalle chiamate automatiche per quell'utente.
7. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate
Per capire i messaggi, preparare il giro e condurre le telefonate usiamo modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi (elencati nella sezione 8), tramite API a pagamento i cui termini escludono l'uso dei dati inviati per addestrare i loro modelli. Il servizio non prende decisioni con effetti giuridici o effetti analoghi significativi sulle persone (art. 22 GDPR): propone giri e orari e telefona solo con l'approvazione dell'utente.
8. Dove sono i dati e chi li tratta per noi
Usiamo questi fornitori, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento:
| Fornitore | Servizio | Luogo del trattamento |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database del servizio | UE, Francoforte (Germania) |
| Fly.io, Inc. | Server applicativo | UE, Francoforte (Germania) |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp Cloud API | UE e Stati Uniti |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Google Calendar API, Google Maps (percorsi e indirizzi) | UE e Stati Uniti |
| Telnyx LLC | Telefonia, voce e trascrizione delle chiamate | [DA VERIFICARE: regione di elaborazione audio] |
| Anthropic | Modello AI (Claude API) | Stati Uniti |
| Deepgram, Inc. | Trascrizione dei messaggi vocali | UE (endpoint europeo) |
| Cloudflare, Inc. | Hosting del sito web | Rete globale |
I dati del servizio sono conservati nell'Unione europea. Quando un fornitore li tratta fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza (per gli Stati Uniti, l'EU-U.S. Data Privacy Framework per le società aderenti) o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Puoi chiederci copia delle garanzie adottate.
9. Per quanto tempo li conserviamo
- Dati dell'account, schedario clienti e storico visite: per tutta la durata del contratto; li cancelliamo entro 30 giorni dalla chiusura dell'account, salvo diversa richiesta dell'utente di riceverne una copia.
- Messaggi, vocali e trascrizioni: [DA DEFINIRE: proposta 90 giorni].
- Trascrizioni ed esiti delle telefonate: [DA DEFINIRE: proposta 12 mesi].
- Approvazioni delle telefonate: 24 mesi, per poter dimostrare che ogni chiamata era autorizzata.
- Token Google: fino alla revoca o alla chiusura dell'account.
- Registri tecnici: fino a 30 giorni.
- Email ricevute tramite il sito: fino a 12 mesi, o per la durata del rapporto se diventi utente.
- Documenti fiscali: 10 anni, come previsto dalla legge.
10. Sicurezza
Proteggiamo i dati con connessioni cifrate, cifratura dei token di accesso, separazione dei dati di ciascun utente, verifica della firma dei messaggi in arrivo e accesso ai sistemi limitato alle persone che ne hanno bisogno.
11. I tuoi diritti
Puoi chiederci in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato portabile e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR), scrivendo a mura.marco01@pec.it (PEC). Rispondiamo entro un mese.
Se i tuoi dati ci sono stati affidati da un utente (per esempio se lavori in uno studio medico che ha ricevuto una nostra chiamata), puoi scrivere a noi: inoltreremo la richiesta all'agente che è titolare di quei dati e ti aiuteremo a esercitare i tuoi diritti.
Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
12. Modifiche
Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto e, per i cambiamenti importanti, avvisiamo gli utenti su WhatsApp prima che entrino in vigore. L'informativa resta sempre disponibile a questo indirizzo: https://segretariodigitale.com/privacy.